ネットを見ているとメールよりslackのようなSNSツールを導入したほうが生産性が上がるって話をよく目にするので会社でちょっと導入してみました。
導入したのはyammerというSNSツールです。
なぜ有名なslackじゃなくyammerかというと、会社の社内ネットワーク内で標準で用意されていたからです。
IT企業の人にはわからないと思うけど、一般の非IT企業って（とくに大手は）会社に許可なくソフトウェアを導入してはいけないのです。
セキュリティ上の理由です。毎年全社員がセキュリティ教育を受けていてその中で「勝手にソフトウェアをインストールするな」という鉄則があるのです。Webサービスも同じです。「勝手に登録してログインするな。」
なので今回もあらかじめ会社が用意していたyammer一択。Office365になってから使えるようになりました。
yammerを導入した事例
僕がこのSNSツールを導入したのは、とあるプロジェクトです。このプロジェクトは毎週打ち合わせがあって各担当が成果を報告するのですが、報告内容はこの会議で初めて聞くので浅い議論で終わったり、周囲の理解不足から議論が行ったり来たりしていて、なんとも効率が悪いなと思っていたところです。
なので、打ち合わせのない時でも途中経過をグループ内でシェアできていれば、打ち合わせを開始した頃にはメンバー内にある程度理解が進んでくれて有効な議論もできるだろうと期待したのです。
で、最終的には打ち合わせそのものをなくしてしまおうと目論んでいました。
僕は会議が嫌いなのです。
何回かみんなに使ってもらいました。が、結果的に失敗に終わりました。
定着せずに終わってしまい元の会議に戻ってしまったのです。
メール生活圏の中ではわざわざSNSを見に行かない
SMSは常にタイムラインを見るような習慣がないとあまり意味がありません。これがSNSの弱点だなって思いました。
会社ではパソコンを立ち上げた後、まずメールソフトを立ち上げます。うちの会社もみんなパソコンONのあとすぐにOutlookを立ち上げます。で、だいたいこのOutlookは帰宅までずっと立ち上げたままです。
メールが来るとWindows画面右下に通知がニョキッと現れ、メールを…。
上司の指示も重要な連絡事項も外部からの連絡もすべてメールですから。これが一般企業の日常であり、まさにメール生活圏そのものです。
そんな日常に慣れた企業の社員がslackやyammerのようなSNSツールをわざわざ見に行かないのです。それらを導入してもあくまで付け足し程度で見に行くのをうっかり忘れて指示を見逃したというパターンが続発します。
文書ファイルが添付できなかった
社内のyammerはファイルの添付機能がありませんでした。本当はアップロード機能があるはずなのですが、おそらくその機能を切っていたんだと思います。OneDriveも利用できない環境なので。
なので、共有フォルダにファイルを置いてそのアドレスを投稿するという面倒なやり方をしなければならず、ここはメンバーからかなり不評でした。
メールだとサクッと添付できるのでメールのほうが楽だと。
メールに不便を感じる人が少なかった
SNSツールはテーマごとにスレッドを立ち上げて投稿できるのでメールに比べれば検索性に優れています。その点をメンバーに訴えたんですけどね…。
「メールだってタイトルにルールを設ければソート機能ですぐに見つけられるじゃん」
…たしかにそうなんですが。
あとはフォルダへの振り分け機能があるんだからそれ使えばという意見もあり、一度慣れてしまったメールの使い勝手はなかなか捨てられないんだなと思った次第です。
Microsoftがyammerの存在感を高める効果的な方法
と、まあ、そんなこんだで、yammerの導入は失敗に終わり、元のメールベースでの指示や連絡、毎週１回の打ち合わせも継続中です。僕もそこまで手間をかけてSNSツールの布教活動に力を注ぐわけにもいかず頓挫となりましたが、一方で、ビジネスSNSツールのslack一強をMicrosoftが切り崩す方法もまた見えてきました。
それは、Outlookにyammerを合体させる方法です。
世のビジネスマンは自分のパソコンを立ち上げた直後に必ずメールソフトを立ち上げます。で、そのメールソフトはほぼOutlookです。
で、Outlookの中にあるのはメールだけじゃなく、スケジュールやアドレス帳、ToDoリストもあり、それらを使っている人も少なくありません。
Outlookの中にあれば自然と使われるというまごうことなき事実があるのです。※ただしIT企業は除く。
yammerをOutlookの中に入れてしまえばいいんですね。ブラウザ上ではなく。
そうすれば、多くのビジネスマンは、社内はyammer、社外はメールと使い分けするようになります。これ、間違いなくそうなります。
そうなってくれればまた改めてプロジェクトにSNSツールを導入するんですけどね。
人は一旦１つのツールに慣れてしまうと、それが後にレガシーになって他に便利なものが登場しても古いものを使い続けてしまうんだなと思った一件でした。
